Ein Veranstalter, der das Event damit verbringt, den Zeitplan zu prüfen, Sponsoren zu begrüßen und kleine Brände zu löschen, hat keine Aufmerksamkeit mehr übrig, um den Moment zu bemerken, der anderswo im Raum ein Foto wert wäre. Zwischen zwei Aufgaben zum Handy zu greifen, liefert bestenfalls eine Handvoll brauchbarer Bilder, und ausgerechnet das Event, das die Dokumentation am dringendsten brauchte — weil es zum Verkauf der nächsten Ausgabe dient — endet mit der dünnsten visuellen Aufzeichnung von allen. Ein Event richtig zu dokumentieren ist ein eigener Job, getrennt von seiner Leitung, und ihn zwischen andere Aufgaben zu quetschen, schadet beidem zugleich.
Warum der Veranstalter nicht auch der Fotograf sein kann
Die übliche Überlegung: Jemand im Team kommt einigermaßen mit einer Kamera zurecht, das Budget ist knapp, und einen Fotografen zu engagieren wirkt wie eine leicht zu streichende Position. Was dabei übersehen wird: Die Aufmerksamkeit des Veranstalters während des Events ist bereits vollständig mit Dingen belegt, die ein Fotograf hinter dem Objektiv nicht sieht — rutscht der Zeitplan, braucht der Speaker Wasser, wirkt ein Sponsor unzufrieden. Diese Aufmerksamkeit mit einer Kamera zu teilen, erzeugt nicht gleichzeitig gute Fotografie und gutes Eventmanagement — es erzeugt eine abgelenkte Version von beidem.
Die Teamgröße an den tatsächlichen Bedarf des Events anpassen
Ein kleiner Workshop oder ein Vortrag in einem Raum lässt sich meist von einem einzelnen Fotografen abdecken, der sich leise durch den Raum bewegt und Speaker, Publikumsreaktion und ein paar spontane Momente einfängt. Eine größere Konferenz mit parallelen Sessions, einer Bühne, einem Ausstellungsbereich und einem Networking-Empfang braucht mehr als ein Augenpaar, weil kein einzelner Fotograf gleichzeitig bei der Keynote, in der Sponsoren-Lounge und am Empfang sein kann. Die Teamgröße an den tatsächlichen Umfang des Events anzupassen — nicht nur an das, was das Budget zufällig hergibt — entscheidet, ob die Fotos die ganze Geschichte erzählen oder nur die Geschichte des Ortes, an dem eine einzelne Person gerade stand.
Für die Promotion nächstes Jahr fotografieren, nicht nur für die Erinnerung dieses Jahr
Die Fotos, die tatsächlich verwendet werden, sind selten die formellen Bühnenaufnahmen, von denen alle annehmen, sie zählten am meisten. Ein voller Empfangstresen zur Eröffnungszeit, ein Raum, der sich wirklich füllt, ein Publikum, das auf etwas auf der Bühne reagiert, ein Sponsoren-Branding, das natürlich im Kontext gezeigt wird statt gestellt zu sein, und informelle Momente während der Pausen, die zeigen, wie sich der Raum tatsächlich anfühlte — das sind die Bilder, die in der Promotion des nächsten Jahres echte Arbeit leisten, weil sie einem Fremden zeigen, wie sich die Teilnahme anfühlen würde, statt nur zu beweisen, dass das Event stattgefunden hat.
Eine Aufnahmenliste schlägt die Hoffnung, dass der Fotograf es schon weiß
Ein Fotograf, der noch nie bei diesem Event war, kann nicht erraten, welches Sponsorenlogo unbedingt in mindestens einem brauchbaren Bild sauber erscheinen muss, oder welcher Moment eines Speakers dem Veranstalter am wichtigsten ist. Eine kurze Liste, die vor Türöffnung übergeben wird — die Handvoll nicht verhandelbarer Aufnahmen, die Personen, die zusammen fotografiert werden müssen, die vertraglich zugesagte Sponsorensichtbarkeit — nimmt das Rätselraten heraus und schützt davor, nach dem Event festzustellen, dass genau die eine benötigte Aufnahme nie gemacht wurde.
Gute Dokumentation fließt direkt in die Promotion, die den Raum im nächsten Jahr füllt — ein Event ohne echte Fotobibliothek hat nichts Überzeugendes, um dem nächsten Publikum zu zeigen, das es erreichen will. Unser Fotografie-Team plant Teamgröße und Aufnahmelisten danach, was das Material später tatsächlich leisten muss, nicht nur danach, was am Tag selbst gut aussieht.
