Der übliche Ansatz für Event-Content ist, einen Fotografen oder Videografen zu buchen, ihm zu sagen, er solle „alles einfangen“, und erst nach dem Event zu überlegen, was mit dem Material passiert. Das Ergebnis ist ein Ordner mit Hunderten unsortierten Bildern und ein paar Minuten Rohvideo, für die niemand Zeit hat, sie sauber zu schneiden, sobald das nächste Projekt schon läuft. Der Content existiert, aber fast nichts davon war tatsächlich dafür geplant, irgendwohin zu gehen.
Warum nachträgliche Planung immer schlechter abschneidet
Ist das Event vorbei, beschränkt sich der Content-Plan auf das, was aufgenommen wurde — in der Reihenfolge und dem Bildausschnitt, die im Moment sinnvoll erschienen. Hat niemand vorab überlegt, welcher Moment den stärksten kurzen Social-Clip ergeben würde oder welcher Eröffnungssatz eines Sprechers eine eigene Zitatgrafik verdient hätte, existiert diese Aufnahme entweder nicht oder in einer Form, die sich nicht sauber herauslösen lässt. Der Schnitt im Nachhinein kann nur mit dem arbeiten, was aufgezeichnet wurde — er kann nicht zurückgehen und eine Einstellung neu inszenieren, die dreißig Sekunden mehr für die korrekte Vorbereitung gebraucht hätte.
Was vor dem Event tatsächlich entschieden werden muss
Der Content-Plan muss drei Fragen beantworten, bevor der Ablaufplan feststeht: welche konkreten Momente über generische Raum- und Publikumsaufnahmen hinaus es wert sind, festgehalten zu werden, wo jede Content-Art tatsächlich veröffentlicht wird, und wer dafür verantwortlich ist, das Rohmaterial nach Ende des Events in ein fertiges Stück zu verwandeln. Ein Ablaufplan, der bereits „wichtiger Testimonial-Moment, sauberer Ton und Nahaufnahme nötig“ neben einem konkreten Programmpunkt vermerkt, liefert verwertbaren Content auf eine Weise, die eine allgemeine Anweisung „das Event dokumentieren“ nie leisten wird.
Aufnahme und Zielort aufeinander abstimmen
Ein Highlight-Reel für die eigenen Social-Kanäle des Unternehmens braucht anderes Material als ein Case-Study-Video für das Vertriebsteam, und beide brauchen wiederum anderes Material als die Handvoll pressefertiger Standbilder, die ein Journalist tatsächlich verwenden könnte. Das vor dem Event zu entscheiden bedeutet, dass das Team weiß, dass es eine saubere, gut ausgeleuchtete Nahaufnahme eines bestimmten Handschlags oder Produktmoments braucht, statt darauf zu hoffen, aus für einen ganz anderen Zweck gedrehtem Material ein brauchbares Standbild zu ziehen. Vorab festgelegte Veröffentlichungsziele bedeuten auch, dass der Content noch in derselben Woche irgendwohin gehen kann, statt auf einer Festplatte zu liegen, bis irgendwann jemand entscheidet, wofür er eigentlich gedacht war.
Das Event selbst um das herum gestalten, was festgehalten werden muss
Existiert der Content-Plan vor dem Event, kann er tatsächlich dessen Gestaltung beeinflussen — ein Bühnenhintergrund mit sauberem Untergrund für Interview-Clips, ein bestimmtes zweiminütiges Zeitfenster, das für eine Rundgangsaufnahme im leeren Raum eingeplant ist, ein Moment im Programm, der speziell für ein Zitat reserviert ist, das ein Recap-Video verankern soll. Nichts davon ist möglich, sobald das Event bereits läuft; es muss von Anfang an in den Ablaufplan eingebaut werden — und das geschieht nur, wenn Content Teil des Planungsgesprächs ist statt ein nachträglicher Gedanke, der dem Team am Tag selbst übergeben wird.
Wer das vor dem Tag selbst verantworten sollte
Dieser Plan muss nicht aufwendig sein, braucht aber einen Verantwortlichen: jemanden, der die Aufnahmeliste vorab mit dem Team abstimmt, bestätigt, welche Plattform welches Format erhält, und dafür sorgt, dass das Material innerhalb von Tagen statt Wochen fertig ist, solange das Event für das anwesende Publikum noch relevant ist. Unser Foto- und Videoteam erstellt diesen Aufnahmeplan gemeinsam mit dem Ablaufplan selbst, denn der Unterschied zwischen verwertbarem Content und einem unsortierten Ordner entscheidet sich fast immer vor Türöffnung, nicht später im Schnittraum.
Der Content-Plan zählt genauso viel wie die Werbung, die den Raum überhaupt erst gefüllt hat, denn ein Event, das sich einmal füllt und nichts Wiederverwendbares produziert, muss für das nächste wieder bei null anfangen.
