El enfoque habitual del contenido de eventos consiste en contratar a un fotógrafo o videógrafo, decirle que "capte todo", y decidir qué hacer con el material una vez terminado el evento. Esto produce una carpeta con cientos de imágenes sin clasificar y unos minutos de video en bruto que nadie tiene tiempo de editar bien cuando ya ha empezado el siguiente proyecto. El contenido existe, pero casi nada de él se planificó realmente para ir a algún sitio.
Por qué planificar después de los hechos siempre rinde peor
Una vez que el evento ha ocurrido, el plan de contenido queda limitado a lo que se captó, en el orden y encuadre que parecieron razonables en el momento. Si nadie pensó de antemano en qué momento haría el clip más fuerte para redes sociales, o qué frase inicial de un ponente merecía una gráfica de cita dedicada, esa toma no existe o existe de una forma que no se puede extraer con limpieza. La edición posterior solo puede trabajar con lo grabado; no puede volver atrás y reencuadrar una toma que habría necesitado treinta segundos más para prepararse correctamente.
Qué hay que decidir realmente antes del evento
El plan de contenido tiene que responder tres preguntas antes de cerrar el guion del evento: qué momentos concretos merece la pena captar más allá de las tomas genéricas de sala y público, dónde se publicará realmente cada tipo de contenido, y quién es responsable de convertir el material en bruto en una pieza terminada al acabar el evento. Un guion que ya marca "momento clave de testimonio, necesita audio limpio y plano cerrado" junto a un punto concreto de la agenda produce contenido utilizable de una forma que una instrucción general de "cubrir el evento" nunca logrará.
Adecuar la captura al destino
Un video destacado para los propios canales sociales de la empresa necesita material distinto al de un video de caso de éxito para el equipo de ventas, y ambos necesitan a su vez material distinto al de las pocas fotos listas para prensa que un periodista podría usar de verdad. Decidir esto antes del evento significa que el equipo sabe que debe conseguir un primer plano limpio y bien iluminado de un apretón de manos o un momento concreto con el producto, en lugar de confiar en extraer una imagen fija utilizable de material grabado con un propósito totalmente distinto. Tener decididos de antemano los destinos de publicación también significa que el contenido tiene un sitio adonde ir esa misma semana, en lugar de quedarse en un disco mientras alguien decide finalmente para qué era.
Diseñar el propio evento en torno a lo que hay que captar
Cuando el plan de contenido existe antes del evento, puede influir realmente en su diseño: un fondo de escenario construido con un telón limpio para clips de entrevistas, una ventana concreta de dos minutos programada para una toma del recorrido con la sala vacía, un momento de la agenda reservado específicamente para una cita que servirá de eje a un video resumen. Nada de esto es posible una vez que el evento ya está en marcha; hay que incorporarlo al guion desde el principio, y eso solo ocurre si el contenido formó parte de la conversación de planificación en vez de ser una idea tardía entregada al equipo el mismo día.
Quién debería ser responsable de esto antes del día
Este plan no necesita ser elaborado, pero sí necesita un responsable: alguien que acuerde la lista de capturas con el equipo de antemano, confirme qué plataforma recibe qué formato, y se encargue de entregar el material en días, no en semanas, mientras el evento aún es relevante para el público que asistió. Nuestro equipo de fotografía y video construye este plan de captura junto con el propio guion del evento, porque la diferencia entre contenido utilizable y una carpeta sin clasificar casi siempre se decide antes de abrir las puertas, no después en la sala de edición.
El plan de contenido importa tanto como la promoción que llenó la sala en primer lugar, porque un evento que se llena una vez y no produce nada reutilizable tiene que volver a empezar de cero para el siguiente.
