L'approche habituelle du contenu d'événement consiste à réserver un photographe ou un vidéaste, à lui dire de « tout capturer », puis à décider quoi faire des images une fois l'événement terminé. Cela produit un dossier de centaines d'images non triées et quelques minutes de vidéo brute que personne n'a le temps de monter correctement une fois le projet suivant déjà commencé. Le contenu existe, mais presque rien n'a été réellement planifié pour aller quelque part.
Pourquoi la planification a posteriori sous-performe toujours
Une fois l'événement passé, le plan de contenu se limite à ce qui a été capturé, dans l'ordre et le cadrage qui semblaient raisonnables sur le moment. Si personne n'a pensé à l'avance à quel moment ferait le clip le plus fort pour les réseaux sociaux, ou à quelle phrase d'ouverture d'un intervenant méritait un visuel de citation dédié, ce plan n'existe pas, ou existe sous une forme impossible à extraire proprement. Le montage a posteriori ne peut travailler qu'avec ce qui a été enregistré — il ne peut pas revenir en arrière et recadrer un plan qui aurait demandé trente secondes de plus pour être correctement installé.
Ce qu'il faut réellement décider avant l'événement
Le plan de contenu doit répondre à trois questions avant que le déroulé ne soit finalisé : quels moments précis valent la peine d'être capturés au-delà des plans généraux de salle et de foule, où sera réellement publié chaque type de contenu, et qui est responsable de transformer les images brutes en pièce finalisée une fois l'événement terminé. Un déroulé qui indique déjà « moment témoignage clé, besoin d'un son propre et d'un plan rapproché » à côté d'un point précis de l'agenda produit un contenu exploitable d'une manière qu'une instruction générale de « couvrir l'événement » ne fera jamais.
Faire correspondre la capture à la destination
Un best-of pour les réseaux sociaux propres de l'entreprise a besoin d'images différentes d'une vidéo de témoignage client pour l'équipe commerciale, et les deux ont encore besoin d'images différentes des quelques photos prêtes pour la presse qu'un journaliste pourrait réellement utiliser. Décider cela avant l'événement signifie que l'équipe sait qu'elle doit obtenir un gros plan propre et bien éclairé d'une poignée de main ou d'un moment produit précis, plutôt que de compter sur l'extraction d'une image fixe exploitable à partir d'images tournées dans un but totalement différent. Des destinations de publication décidées à l'avance signifient aussi que le contenu a un endroit où aller la même semaine, plutôt que de rester sur un disque en attendant que quelqu'un décide finalement à quoi il servait.
Concevoir l'événement lui-même autour de ce qui doit être capturé
Une fois le plan de contenu établi avant l'événement, il peut réellement influencer la conception de celui-ci — un fond de scène construit avec un arrière-plan propre pour les clips d'interview, une fenêtre précise de deux minutes prévue pour un plan de visite avec la salle vide, un moment de l'agenda réservé spécifiquement à une citation qui ancrera une vidéo de récapitulatif. Rien de tout cela n'est possible une fois l'événement déjà en cours ; cela doit être intégré au déroulé dès le départ, ce qui n'arrive que si le contenu fait partie de la conversation de planification plutôt que d'être une réflexion tardive remise à une équipe le jour même.
L'équipe qui devrait en être responsable avant le jour J
Ce plan n'a pas besoin d'être élaboré, mais il a besoin d'un responsable : quelqu'un qui convient de la liste de captures avec l'équipe à l'avance, confirme quelle plateforme reçoit quel format, et est chargé de livrer les images en quelques jours plutôt qu'en semaines, tant que l'événement reste pertinent pour le public qui y a assisté. Notre équipe photo et vidéo construit ce plan de capture aux côtés du déroulé lui-même, car la différence entre un contenu exploitable et un dossier non trié se joue presque toujours avant l'ouverture des portes, pas dans la salle de montage après coup.
Le plan de contenu compte tout autant que la promotion qui a rempli la salle au départ, car un événement qui se remplit une fois et ne produit rien de réutilisable doit repartir de zéro pour le suivant.
